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Angebote erstellen mit Microsoft Word - Die beste Lösung?

Bevor es zu einer Auftragsannahme kommt, muss in der Regel vorab immer erst ein Angebot mit mehr oder weniger großem Aufwand geschrieben werden. Jeder Unternehmer kann hiervon ein Lied singen. Egal ob Freiberufler, Kleinunternehmer, Mittelstand oder Konzern.

Ein Kunde erwartet ein ansprechendes und möglichst detailliertes Angebot, welches die zu erbringenden Leistungen umfangreich aufschlüsselt.

Auch in der Angebotserstellung reicht es längst nicht mehr nur eine listenorientierte Aufzählung nieder zuschrieben und mit Preisen zu versehen.

Der Kunde von heute erwartet mehr. Egal ob Bilder, Produktbeschreibungen, unterschiedliche Sprachen, Umrechnung in verschiedene Währungen, usw.

Bei einem Unternehmen, welches z.B komplexe Maschinen anbietet, kann somit durchaus schnell ein Dokument mit mehr als 50 Seiten oder mehr entstehen.

Besonders komplexe Angebote entstehen daher nicht mal kurz nebenher. Unternehmen beschäftigen hierfür ganze Abteilungen, welche sich auf deren Erstellung spezialisiert haben, um das gewünschte und ausführliche Angebot in möglichst kurzer Zeit an den Kunden zu übergeben.

Alleine die Angebotserstellung kann somit schnell zu einem hohen Kostenpunkt werden.

Doch was ist die richtige Lösung?

 

Die meisten kennen nur diese:

Angebotserstellung mit Microsoft Word

Microsoft Word wird in vielen Unternehmen als digitale Allzweckwaffe verwendet. Nicht weil es zwingend die beste Lösung darstellt, sondern weil so gut wie jeder schon einmal Berührungspunkte mit dieser Software hatte. Microsoft Word bietet eine Vielzahl an Funktionen wie Formeln, tabellarischen Gliederungen, Grafiktools und vieles weitere, um ein Dokument zu erzeugen. Ein weiterer Vorteil ist die Kompatibilität in der Druckausgabe. ,,WHAT YOU SEE IS WHAT YOU GET“. Hier bleibt Microsoft Word klar der Meister. Doch bleibt Microsoft Word damit auch „die“ Lösung für die Angebotserstellung?

 

Herausforderungen in der komplexen Angebotserstellung

Wenn es darum geht, ein komplexes Angebot mit vielen verschiedenen Inhalten über viele Seiten zu erstellen, birgt Microsoft Word durchaus Gefahren.

Einige Passagen eines Angebots bleiben immer gleich, andere müssen angepasst und neue erstellt werden. Ein Template wird einmal konzipiert und als Rahmen verwendet. Nun beginnt die Arbeit. Ein Puzzle aus vielen Textbausteinen, die in der Regel aus anderen Word Dokumenten, Excel-Tabellen, alten Angeboten usw. über Copy and Paste in das Dokument gebracht werden.

Preise werden manuell errechnet, Bilder einzeln eingefügt und nach Augenmaß auf die richtige Größe geschätzt.

Im 4 oder mehr Augenprinzip wird das Dokument immer und immer wieder durchgeprüft, ob wirklich auch alle Spuren der Quelldatei überarbeitet wurden.

Keiner möchte einen falschen Preis, oder gar den Namen eines anderen Kunden in seinem Angebot finden. Da können der gute Ruf und der professionelle Eindruck schnell verblassen.

 

Bedeutung für meine Angebotserstellung

Umso größer und komplexer ein Angebot wird, desto mehr Aufwände und Risiken entstehen. Ein weiterer und fast noch wesentlicherer Faktor ist die Zeit. Der Wettbewerb ist meistens groß und der Anbieter, welcher in kürzester Zeit eine Lösung in Form eines professionellen Angebots bereitstellen kann, hat definitiv einen Vorteil im Kampf um den Auftrag. Die Angebotserstellung stellt hier in gewisser Form die erste Prüfung da. Schön, wenn man da als erster und ganz ohne Schweiß auf der Stirn durchs Ziel laufen kann.

 

AKIOMA.OFFER! als Lösung in der Angebotserstellung

Microsoft Word kommt der Lösung schon recht nah, ist durch die großen Risikofaktoren aber nicht die Wunderwaffe für die es oft herhalten muss. Was ja auch verständlich ist, da es nicht speziell für die Angebotserstellung entwickelt wurde.

Was wir also benötigen ist eine Lösung, welche das Beste aus beiden Welten in sich vereint. Eine Software, die speziell auf die Erstellung komplexer Angebote ausgerichtet wurde.

Akioma.Offer! ist die optimale Lösung im Bereich der Angebotserstellung. Aber was macht diese Software so besonders?

 

Hierzu ein kurzes Video:

In Akioma.Offer! ist es Ihnen möglich Artikel, Bilder, Textbausteine, Preise, Kunden, Partner usw., vorab zu pflegen. In Akioma.Offer! hinterlegen Sie alle relevanten Daten, welche für eine Angebotserstellung erforderlich sind. In wenigen Klicks, bauen Sie sich spielend ein komplexes Angebot besteht aus Ihren Artikeln, Texten, Bildern und Preisen zusammen und generieren ein Angebot, wofür früher mehrere Mitarbeiter Tage beschäftigt waren.

 

Ein Komplexes Angebot in wenigen Minuten erstellen

In nur wenigen Minuten ein komplexes Angebot erstellen und an Ihren Kunden versenden. Akioma.Offer! löst dies durch vordefinierte Produkte welche Ihre Artikel, Texte und Preise schon beinhalten.

Wenn Sie Ihre Artikel, Texte, Bilder und Preise in der Plattform gepflegt haben, können Sie diese in eine für Sie sinnvolle Struktur gliedern, ordnen und benennen.

Für die Angebotserstellung wählen Sie dann nur noch Ihre Bausteine und bauen sich in wenigen Sekunden Ihr Angebot zusammen. Mit nur einem Klick, wird das Angebot danach in einen vorab definierten Template in Microsoft Word generiert und ist sofort versandbereit.

Der im Voraus ausgewählte Kunde wird durch eine intelligente Platzhalterfunktion direkt an den definierten Positionen im Angebot eingefügt. Ein perfektes und sauber strukturiertes Inhaltsverzeichnis wird automatisiert erzeugt und verweist auf die für Ihre Kunden relevanten Bereiche. Fest definierte und immer gleichbleibende Texte werden durch individuellen Bausteine ergänzt.

Bilder werden in Ihrer Größe automatisiert in das richtige Format skaliert und die mühsame Nachbearbeitung fällt weg.

Durch vordefinierte Texte, Platzhalterfunktionen, Preiskalkulationen uvm. erstellen Sie ein Angebot nun nicht nur schnell und effektiv, sondern zugleich auch ohne Risiko von unerwünschten Daten, falschen Preisen oder einem falschen CI.

Durch die Hinterlegung unterschiedlicher Sprachen, kann ein Angebot sofort mehrsprachig ausgegeben werden. Insofern eine Übersetzung notwendig wird, bietet Akioma.Offer! einen Übersetzungsmanager, damit es für Sie und Ihre Angebote bald keine Grenzen mehr gibt.

 

Und warum dann noch Microsoft Word?

Man muss das Rad nicht immer neu erfinden. Microsoft Word ist und bleibt eine gute Lösung für die Erstellung und Ausgabe von Dokumenten. Akioma.Offer! setzt da an, wo das Fehlerpotenzial von Microsoft Word am höchsten ist, oder es schlicht weg keine Funktionen bietet. Die Nutzer behalten Ihr Microsoft Word und müssen auch in der Einstellung Ihrer Hardware keine Anpassungen oder Kompromisse eingehen.

 

Insofern dieser Artikel bei Ihnen das Interesse für eine effektive Lösung in der Angebotserstellung geweckt hat, sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt.

 

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